נהלי עבודה

כל המידע במסמך זה סודי ואסור להעביר אותו ללא אישור בכתב מהחברה

טרום האירוע

• לוודא שיש טלפון של איש קשר במקום.
• לדבר עם איש הקשר ולוודא מראש מיקום העמדות בשטח וציוד של חשמל/מפצלים בהתאם, לקבוע שעת הגעה, לוודא שעות הגעת צוות, כמות עמדות וציוד(במידה ויש איזו שהיא הסתייגות לעדכן מידית את שי)
• לוודא שהציוד שהתקבל תואם להזמנת הלקוח.
• לוודא שהקובץ תקין, לבנות את הפרויקט ולעשות בדיקה שהמערכת תקינה.
• במידה ופרויקט שירד ממערכת הרישום של איוונטאקט לוודא שיש עמודת מספר רישום

• במידה ויש חיוב במקום לוודא שיש עמודות: אמצעי תשלום, סכום וסטטוס תשלום במידה ואין להוסיף עמודות אלה וליצור את התנאים הבאים על העמודות:

  • אמצעי תשלום- ליצור תפריט נעול המכיל: אשראי, מזומן, צ'ק
  • סכום –תפריט נעול של הסכומים הרלוונטיים
  • סטטוס תשלום- תפריט נעול המכיל: שולם במקום
• במידה והתגים באנגלית וקיימת עמודה של שם גם בעברית, להשאיר את העמודה על מנת להקל על החיפוש.

עמדות חיוב

• לוודא איזה פרטים צריך לקחת מהנרשמים החדשים על מנת שניתן יהיה לחייב-בהתאם לדרישות הלקוח
• לוודא הכרות הדיילות עם עמדות החיוב והדרכה מקיפה במידת הצורך. לראות שלוקחות את כל הפרטים בנרשמים הראשונים.

בכנס

• לפני שמתחילים להנפיק תגים לאשר מול הלקוח את נראות התג(פונט, גודל, מיקום)
• לא אוכלים ושותים באזור העמדות
• עד לאחר ירידת העומס- הטכנאי נמצא באזור הרישום, זמין לטיפול בתקלות.
• אוכל/שתיה רק לאחר ירידת העומס בעמדות הרישום ולאחר שרוב המוזמנים כבר הגיעו.
• כנס בתשלום – למלא את הפרטים הרלוונטיים לכל נרשם חדש.
• בסיום האירוע- לעדכן את הלקוח 15-30 דקות לפני סיום, במידה והוא רוצה להאריך את זמן העמדות נוכל להיערך עם הדיילות/דיילים ולעדכן את שי וחן.
• ליידע על דיילות שלא מקלידות טוב/ יוצאות להפסקות מוגזמות/ מאחרות או מדברות באופן לא נאות ללקוחות.
• דיילות לא משתמשות בטלפונים הניידים שלהן באזור הדסק.
• לוודא מול הלקוח למי מותר לתת נתונים מספריים – להגדיר בפרויקט שם מנהל שהוא הסיסמא למערכת ולתת אותה רק לדיילת האחראית או דיילת שהגדרנו שהיא נותנת פרטים אלה.
• אף פעם לא לספק נתון מספרי למקום/מלון – רק ללקוח

תקלה בציוד

• במידה ויש תקלה שלא מצליחים להתגבר עליה תוך 5-10 דקות לעדכן את שי או גורם במשרד.
• ניתן לגלגל חזרה ריבון אם אין חדש.
• במקרה של ספק אם נשמרו הרשימות מהאירוע או ספק בבעיה של נתונים – לשמור את הריבונים לגיבוי
• במידה והעמדות לא עובדות – לארגן בקור רוח ובתאום עם ההפקה – דיילות שיעברו וירשמו את שמות האנשים על מנת שניתן יהיה לשחזר אחכ-מי היה/לא היה באירוע ופרטים-כגון טלפון/מייל
• טוש שחור-במקרה וצריך לעבור לכתוב על תגים ידנית
• במקרה של תקלה – להעביר את הדיילת מהעמדה המושבתת לעזור בהכנת תגים ובייעול העמדות שכן עובדות עד לסיום התקלה

גיבוי לכל כנס

• מדבקות לבנות
• קליפסים
• ריבון

סגירת ארוע

• קובץ סגירה ללקוח להעביר עם תאריכים נכונים – לתקן תאריכים במידה והמחשב לא על תאריך/שנה נכונים
• קובץ שמתקבל מהלקוח עם הרבה כפולים להחזיר ללא-"לא הגיע" אלא רק מי הגיע וחדשים.
• יש להעביר קובץ סיכום ללקוח עם העתק לשי וחן  ביום סיום הכנס.
• יש לשלוח העתק לשי וחן תמיד - גם אם ניתן העתק של הקובץ בתום הכנס ללקוח ישירות. שיהיה גיבוי.
• לוודא מול הלקוח המזמין למי לשלוח את הקובץ בתום האירוע
• יחד עם שליחת הקובץ לעדכן במערכת כמות תגים ושרוכים לחיוב.
• קובץ סגירה יוחזר עם כל העמודות שהתקבלו מהלקוח-לא למחוק עמודות!!

 

• קובץ סגירה – יש לשלוח ללקוח כבר בתום הכנס, עם העתק מוסתר לשי וחן.
• במקביל – יש לבצע סגירת כנס במערכת הדיילות ולציין מה נעשה עם הציוד הספייר (האם נשאר ללקוח ואז לציין את השם או האם חזר למשרד).
• לתשומת ליבכם – בלי סגירת כנס – לא ניתן להוציא חשבון מסודר ללקוח.
• דוח סגירה פנימי – יש לשלוח ליאנה ולאבישג. avishag@eventact.com